孙海:招生流程无纸化及移动应用

MBAChina
2012-11-25 10:47 浏览量: 872

  2012年11月22日,第三届商学院信息化建设主题论坛于广州成功落下帷幕,结合当前国内外信息化环境,以及商学院信息化建设情况,围绕信息化进程中出现的一系列问题进行讨论与分享。MBAChina网作为主办方之一,对本次论坛进行了全程报道。


  以下为复旦大学管理学院IT中心主任孙海主题演讲。

 


 


  我就不多讲了,我记得好像去年也是一样,我也是最后讲,最后也是这个时间。前面其实各位嘉宾都讲了一些不同角度,都讲大家很关注的事情,姚老师讲整体应用,对没有做系统和想做系统的单位和学校有很好的借鉴,我觉得他讲得慷慨激昂,他确确实实做了,而且是有感而发,所以说我觉得大家可以看一下,如果知道自己应该要做什么,我觉得这是很好的一个分享,在前面有讲,因为我们今年主题是讲移动应用,我今天也是讲移动应用,在具体讲移动应用以前我要讲三个方面的观点。


  首先第一个,前面嘉宾都讲所有东西不是技术带动的,移动技术也不是技术推动的。我觉得大家要记住一点,任何一个东西都是。首先第一个我认为是业务推动,这个业务人员一定要有意识,而不是我们IT部门去推动应用。


  第二在应用过程中间一定有价值,那些价值也不是我们去评判的,一定要用户去评判,比如教授或者其他人评判。


  第三点这些应用怎么去做,有些学校说怎么这么多好东西,我们怎么去用,我觉得有一条,这些应用不是说你想要用就用的,后面一定要有个平台,大家可以看一下,像前面很多应用,它之所以能用得起来,就是因为有很好的平台,有了平台之后你会发现做任何应用推出的速度要快得多,不建议大家这个好拿过来那个好拿过来,最后你会发觉做不起来,而且做得很累,所以我觉得这三点大家要关注。


  待会儿在讲应用的时候,会把这三个观点灌输在我整个过程中间,我取一个我们学校刚做完招生的过程,其实清华也是这样做的,大家不约而同都在做这个事情,所以我觉得很多事情不要去过分强求去做,如果这个事情放在几年之前去做可能你会做得很累,也不一定成功所以我觉得很多东西一定是水到渠成。其实做这个背景情况大家都很熟悉,以前MBA招生是国家统一管理,都是有报名考完试之后才知道有多少人,这样其实跟国际惯例是不符合,大家在整个过程环境中间会关注到,其实我们国家也在走国际化的道路,像国外都在搞申请制,搞申请制,这样学生评估量的来源就不一样,所以说我们搞了一个预审制度,各大学校其实也都在做,预审制之后对我们的业务所造成的冲击是什么呢?我们的工作量就超了,而且不是说以前是按照学期为周期,按照以年为周期,是全年任何时候都要去评估,去招生这个流程,就变成常态化了。这个对我们传统工作带来影响,你的人力资源怎么去配这些东西,这个是我们碰到了这样一个问题。


  我们在刚实施完的这个项目过程中间,我们把它叫做招生过程的无纸化,我们往往说无纸化最后会卡在最后一个点上,领导是手工签字,你还是大量纸张出来流程,就是中间打不通了。我们在这次招生过程中间,我们打通了所有的环节,从学生的报名,因为我们看前面说现在的学生都是在网上长大的一代,你要放在十几年之前你要说所有的报名我不接受纸制报名,全是书面报名的话这个是可以的,但是现在我们说我不接受书面报名全是电子的,现在应该是条件成熟了。所以说在这样的情况下,我们就推出了很多项目就实现了无纸不明,纸制的报名不再接受了。


  在这个过程中间有什么好处呢?因为做了信息化之后,它主要是有信息化共享了,原来手工填完之后,我们系统人员再录入,录入完了之后再去看每个系统都是不关联,工作量大大提升,而且会有很多错误,现在所有的内容是谁来填,用户来填,他填的数据是最精确的,而且到了最后一个点上这个数字都是精确的,而且只要一次收入,不需要你去做,都已经分散到流程的各个部分。所以说我们来看一下从学生注册,填写资料到背景评分,面试的过程填写志愿和录取整个的过程,通知学生的过程,我们全是实现了无纸化,而且这样对我们的工作效率可以大大提升。


  具体情况我就不去展开,大家可以简单看一下,就是我们主要分成这样几个不同阶段,然后可以看一下学生填的系统,他需要填什么内容。这是我们老师做背景评估,直接学生填完的数据,我们按照批次来划的话,那就可以直接做背景评估,以前背景评估专门要把学生资料一摞一摞地放到一个办公室里面,然后老师一摞一摞地去看,这个体力活,现在的话就很简单,每个老师随便找个地方,只要有网络地方,Ipad拿好,口令拿好直接就可以评估了,随时随地去做,而且学生的数据都在里面,你要的数据都在里面,不要去翻了,这个对老师来说,真的是所有评估专家效率大大提升,他觉得这个非常好。所以这点上来说不是用金钱可以衡量的,这是我们后台评估的一些情况。


  然后这个评估完了之后,因为我们整个流程,实际上大家可以看一下我们整个面试评分的流程有几个不同阶段,签到,然后有主面和个面,整个现场的环境大家可以看,每一个环节都是无纸化的,包含现场的调度,当评分老师评估学生怎么过去,有多少学生在什么地方,全部都是网上去做。现场工作人员效率也大大提升,不要跑上跑下,以前对讲机,而且数据不精确,现在非常精确。以前我们是手工来做的,评分老师打分,打完之后还要去录入,现在老师打完分立马就可以知道结果,以前是两三天之后,现在是立马可以知道结果,这个效率可以大大提高。


  对于这个评分的结果我们实时可以通知到学生,学生可以在手机上面知道他目前评分的情况,然后我们有什么通知可以实时及时地告诉学生,这个效果大家都可以看得见。我主要讲这么多,关于其他方面一些应用,我觉得我们下午组织方给大家安排了各种小组讨论,欢迎大家下午的时候再对各个专题进行讨论,我就讲这么多,谢谢!

  

 

 

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