疫情之下，如果必须开工，请做好这5点

中欧国际工商学院

2020-02-09 08:00 浏览量: 1901

新冠肺炎疫情来临之后，全国各地都延长了春节假期。对于必须在近期开工的企业，也将面临新的挑战。尤其是中小企业和创业公司，不仅要应对生存压力，还要保证员工的安全和公司的正常运转。那么对企业来说，开工之际有哪些需要注意的事项？如果选择远程办公，如何保证其效率与协同？如何开源节流、降本增效？今天，薪人薪事创始人常兴龙（中欧创业营第七期）为我们带来分享。

合理规划开工节奏

春节以来，我们收到很多公司关于疫情下组织管理方面的咨询，多数都集中于如何在节后恢复办公这件事情上。

具体来看，此次疫情中，企业组织出现了两个新特点：一是春节假期的人员流动性高，员工分布在全国各地，有些可能还暂时无法到岗；二是每个人的情况都不一样，比如健康状况、网络条件以及工作角色等等，这些都可能带来组织管理上的不确定性。

在这种情况下，怎样合理规划开工节奏？我们归纳了三个要点：一专、两收、三管。

“一专”是指建议由HR牵头成立疫情专项小组。组内人数不需要太多，但是要确保能够及时处理员工的问题，做到公开透明，让员工在出现问题的第一时间知道去找谁，并且要让每位员工都了解这一点。

“两收”指内外两方面的信息收集。外部信息包括各地的疫情、当前的安全情况、其他公司的返岗情况等等。这些信息现在多是员工个人在收集，如果有专门的小组去做，不但可以节省时间，还能保持信息的一致。对于内部信息，因为员工返岗的情况和自身状态都处在变化之中，建议利用调查问卷或其他便捷化工具，由专项小组对此进行重点关注，并保证这项工作的细致程度。

“三管”是指HR团队按照不同的业务来分角色完成三方面的管理。

一是集中会议的管理。这个时期，开会必须考虑安全性问题。在是否必须戴口罩、不同级别会议用多大的会议室、参与人数限制等方面，最好建立明确的机制，向每位员工提供具体的信息。

二是远程管理，主要是远程考勤。远程考勤并不是为了监视员工，而是帮助员工收心。员工从休假状态切换至工作状态需要时间，尤其在远程办公时，这一时间会拖长，如果每天有远程的考勤打卡，可以帮助大家尽快进入工作状态。

三是协作方式的管理。远程办公与本地办公的协作方式有明显不同，要将协同方式加以明确。在落实这些工作时，一方面要做好疫情防控，另一方面要做到因地制宜和合规。

只要把这三点认真落实好，90%以上的企业可以快速进入到工作状态中。

打造健康的组织环境

17年前SARS暴发时，很多80后和90后还没有进入职场。对于年轻员工来说，这是第一次经历疫情，很可能会产生恐慌心理。这时，公司管理者和HR首先要多做正面疏导。其中有三点需要注意：第一，直面问题，不要回避，互相猜测有可能会引发更大的问题；第二，消除恐慌心理；第三，树立榜样标准。

其次要积极面对。当下，所有公司都需要面对一定的不确定性，由于各地的复工时间可能不同，公司要根据自己的员工所在地状况，落实相应的政策。在此过程中，要争取做到公司价值观的统一。很多中小企业管理者都背负着不小的压力，如果此时员工思想不统一，存在畏惧或者恐慌心理，将不利于情况的好转，甚至有可能使整个公司变得没有斗志。价值观统一后，再解决个性化问题，如果某些员工的个性化问题没解决好，也可能会产生很大的负面作用。

第三是树立信心。建议这个过程中多打小的胜仗，比如将一个项目拆分成一些小的环节，一步步来，多打胜仗。这一过程中，HR要创造出一些机制，来增加员工之间的互动。在取得一些成绩或者获取到新的信息时，可以及时分层与员工进行同步。

第四是恢复生产。HR要和业务部门的领导重新确认目标，年前定的目标可能要重新调整，也不排除需要在新的协作方式下调整组织构架。当前环境不同，一定要进行流程的改变，否则很难恢复前进的趋势。

做好远程办公协同

疫情持续期间，很多公司开工后要实行远程办公。如何做好远程办公的协同？归纳起来有四个要点：

第一，细化任务颗粒度。在当前情况下，把大任务拆解成小任务是非常重要的，这一点需要HR和业务领导者达成共识。首先由HR牵头，将大的任务拆解成具体的、明晰的限时任务。其次是以日为计，细化协同。线下办公时，一个任务的协同在工位之间互相传递就可以了，远程办公则往往会出现拖延，有时还会出现关键人没有完全到岗的情况，因此需要将协同进行细化。最后，要建立新的备份机制和考核机制，包括人员情况的备份与系统化的考核，最好有系统化、在线化的软件，能够帮助大家进行梳理，否则一定会乱掉。

第二，及时处理工作评价。需要注意的是，在远程办公中，公司上下级很容易出现情绪割裂。因此，要明确当天要处理的任务，早规划，晚复盘。当上下游出现协同风险时，要鼓励员工主动讲出来。由于许多工作并不能事先确定需要的时间，因此短期即时评价和长期积累机制的建立也要兼顾。

第三，减少团队迭代风险。春节假期之后一般是招聘旺季，在远程协同的情况下，员工换工作的概率有可能会比往年大。HR需要提前启动一些措施，以减少团队迭代的风险。首先，针对年前已经发Offer的候选人，HR需要重新回顾一下其岗位情况，看是否需要对方延期或尽快入职；其次，提前开启线上招聘通道，加强人才库的积累；最后，建立完整的电子劳动合同制度。

第四，建立线上合规完整流程。HR圈子里有一句话：养鱼先养水，即工作环境决定了员工的成长和对组织的贡献程度。显然，现在的工作环境已发生很大改变，因此从入职到离职的整个相关流程也要有很大的改变。

第一步，HR要做好员工从入职到离职所有环节的回顾，找到适用于现在的办法和制度。

第二步，进行必要的法制文件电子化补充。除了劳动合同以外，薪酬证明等其他文件是否也可以电子化？对应的个税、薪酬制度、扣款情况，要进行体系化的梳理。

第三步，也是最重要的一步，就是要建立线上远程化、合规、完整的人力资源流程。

做到这四点，就可以做好远程的办公协同了。

开源节流，降本增效

从驻地办公切换到远程办公的时候，生产效率一定会受到影响。前几天，我收到了很多创业者朋友的提问，有的甚至感慨 “我今年不会倒了吧”，压力显而易见。大家都预估疫情可能要持续几个月，在这期间怎样降低成本、开源节流，成为普遍关注的问题。

在这里，我有四个观点与大家分享。首先，强化优胜劣汰机制。由于生产环境和生产流程有了新的变化，对于组织管理来讲，首先要做的就是强化优胜劣汰的制度。这样做的目的不是要对员工苛刻，而是组织和员工之间要做一个新的、协同的双向设定，这同时也是一个双向选择的过程。HR需要提前针对最坏的情况做好预案。

加强优胜劣汰的过程有三个重点工作：第一，重新定义人才的投入产出比（ROI），远程办公情况下，销售、运营、生产、产品等不同部门的重要度、投入产出比可能会有变化，特别是财务部门，要做好这方面的协同处理。第二，明确公布淘汰机制，加速组织跟员工之间的磨合。第三，打造新的共生组织，让大家能够重新去匹配和对位。

如果想开源节流，就要先把优胜劣汰机制做扎实，最好对应到职级、职位，并且通过系统使其明确下来，让每位员工都知晓自己在这个企业中的上升通道出现了什么变化。

有人担心，强化优胜劣汰机制以后，本身就有一些恐慌和不安定情绪的员工会加速离职。其实恰恰相反，明确了机制以后，组织和员工的结合会更加牢固。

其次，及时同步国家政策。当前的国家政策是延长假期，一些地方政府还出台了一些惠企措施。首先要合规处理，把国家政策落实下来。另外，对于新的利好政策，需要HR和相关业务负责人同时进行关注。

如今，驻地办公和远程办公并存已经成为定局，企业管理者可以考虑在全国范围内对薪酬体系、招聘体系、培训体系以及生产体系等进行优化分布，并及时同步国家政策。

再次，优化人才结构。优化的核心不是裁员，而是在企业的发动机、驱动力发生改变的情况下，重新梳理不同角色的定位。比如目前在远程协作的时候，需要多少主管，他们的任务是什么，员工跟主管沟通的时候需要做什么，更高级别的VP需要做的工作是什么，等等。

优化人才结构分为三步：先回顾角色的重要性，再纵向看长短期的回报比例在不同角色之间是怎样分布的，接下来再横向看每一层的协同任务边界是不是要重新划分。这样就可以把人才结构进行体系化的梳理了。

最后，调整投入的明细。以前，本地化办公的成本多一些，在目前的情况下，需要有意识地对投入的比例分配进行调整。比如固定房租、水电费的投入有可能会缩小，远程办公投入的费用要加大。你的投入在什么地方，收获就会在什么地方，要根据自己的业务情况进行投入调整。

调整中，需要看短期回报和长期回报。调整后哪些员工产生的绩效比较高，就应该及时补上对这些员工的激励。整体来讲，在时效性和细微度方面做得越多，调整效果就越好。

降低成本其实是相对的，不要以为降低成本就是裁员、缩减开支。如果成本不变，产出提高，也是相对降低了成本。开源则是在新的情况下，考虑能不能实行新的合作和协同机制。

HR的操作清单和工具

前面说了很多方案与方法，也许有些企业会觉得短期内没有办法实现。其实，在具体做的时候，大家可以寻求一些专业HR工具的帮助。通过以下四个操作步骤，就可以把前面所说的整体建立起来。

第一，以人为本，随时关注员工的健康。通过在线问卷、员工社区等在线化工具，做到及时沟通和调整。

第二，实时掌握工作进度。要对激励、评价做到及时有效的管理，可以通过对工作任务的分发、外勤的打卡情况、自身福利情况进行跟踪，做到及时有效沟通。

第三，人事工作合规管理。在本地化向远程化切换的过程中需要一些工具，比如做电子化合同的工具和做线上招聘的管理工具，让线上的入转调离做到及时合规，成为流程化的固定测评。最后，要系统化地形成SOP（标准作业流程）。让HR与各业务线的管理者，包括重点的HRBP（人力资源业务合作伙伴），以及其他关键岗位之间做好联动，要进行体系化的梳理，使得员工与组织之间形成整体协同。

在这一过程中，需要关注三个关键的原则、指标和方法：公司的审批、考勤、协作规则，全息一体化的生命周期管理，以及数字化的分析对比机制。相信此“疫”过后，大家都可以把自己的HR工作做得更好。