北航MBA校友会秘书处纳新通知

北京航空航天大学经济管理学院

2015-11-05 00:00 浏览量: 3329

各位同学、校友：

北航MBA校友会（以下简称校友会）在北航校友总会、经管学院、MBA中心的领导和支持下，经过四年的发展，机构逐渐完善，活动稳步开展。根据校友会的新一届理事会的目标和任务，现对理事会执行机构——秘书处的部分职能部门岗位进行纳新，纳新对象为在校生13、14、15级同学，以及所有毕业校友。以下对纳新部门及岗位进行简要说明：

校友资源服务中心：

中心主任1名：负责中心的管理，年度计划、总结的制定编写和汇报；
中心干事2名：完成职责内的中心工作，协助完成主任交办的其他工作。

会员服务中心：

中心主任1名：负责中心的管理，年度计划、总结的制定编写和汇报；
中心干事2名：完成职责内的中心工作，协助完成主任交办的其他工作。

宣传推广部：

部门干事2名：完成职责内的部门工作，协助完成部长交办的其他工作。

活动策划部：

部长1名：负责部门的管理，年度计划、总结的制定编写和汇报；
部门干事2名：完成职责内的部门工作，协助完成部长交办的其他工作。

财务部：

1.兼职财务审计人员1名：负责校友会财务季度、年度审计及汇报工作。

联系人：刘雁8233880418810793577

地址：北航海淀区37号北京航空航天大学新主楼A709

北航MBA校友会秘书处

2015年11月3日

附件：秘书处部门职责说明

（一）财务部

北京航空航天大学MBA校友会部门职责说明书

财务部

基本信息

部门名称

财务部

隶属

秘书处

部门任务

负责校友会日常财务状况管理、

资产管理

、

来访接待

、

接受捐赠

等事宜。

职责概述

具体职责与工作内容

日常财务管理

负责收缴会员会费

负责校友会各项开支的审核报销

建立健全会计账簿和管理台账；

配合完成校友会所需资金的筹集工作

资产管理

负责校友会动产、不动产实物的实物管理

来访接待

负责日常校友及合作单位的来访、接听日常咨询电话

接受捐赠

负责赞助单位或个人捐赠现金和实物的管理

向理事会和会员大会报告财务收支情况

对年度财务预算执行情况及费用支出情况进行核算分析

编写及汇报年度财务收支报告

附：财务部工作人员职责

财务部负责人：

1.协助会长做好校友会财务部日常管理工作；

2.负责建立健全财务各项管理制度并组织实施；

3.如实、及时报告反映校友会财务收支状况；

4.加强对会计、出纳档案管理，以保证会计资料的完整和安全；

5.负责校友会各项资产的管理；

6.负责审核各项开支、票据及报销凭证，并向会长报批。

会计岗位职责：

1.负责建立健全财务账簿、台帐、报表；

2.按照有关财务规定处理各项开支、报销事项。做到手续完备、金额准确、账目清楚；

3.编制校友会年度财务预算，完成各项会计报表；

对年度财务预算执行情况及费用支出情况进行核算分析

，为校友会理事会提交年度财务报告。

出纳岗位职责

1.办理银行存、取款及现金收付；

2.负责支票、汇票、发票、收据管理；

3.登记银行帐和现金账；

4.负责保管财务专用章与经费报销等工作。

审计岗位职责

1.按季度、年度审计财务收支情况；

2.负责审计汇报工作。

（二）宣传推广部

北京航空航天大学MBA校友会部门职责说明书

宣传推广部

基本信息

部门名称

宣传推广部

隶属

秘书处

部门任务

与各部门合作，通过一系列的宣传推广行为，向MBA历届校友、MBA在校生及时宣传各项活动信息，通告校友会发展状况，获取校友反馈建议，帮助建立互帮互助的平台等；与兄弟院校和社会交换信息，长期的目标是实现互惠互助的信息平台。

职责概述

具体职责与工作内容

校友互动

1.建立记者团，对校友个人和校友企业进行深入访谈。

2.与校友企业建立合作关系。

3.校友征文

网站管理与维护

1.逐步与完善校友会网站，使其成为重要的信息发布、交流、沟通的平台。

2.建立网站可让校友在网站上一站式完成缴费、活动注册等操作。

会刊

资料收集

会刊

编撰

会刊

早期为半年刊，逐步发展为季刊

网上平台

1.校友会微信号（buaamba）用来向所有校友推送校友会信息，据不完全统计，绝大多数校友都使用微信，并能接受和认可微信消息推送的形式。

2.校友会微博（buaamba@sina.cn）可以作为活动和信息的及时推广平台，它的主要作用是将用户引导到网站的内容中，让校友更多的使用和习惯从校友会网站获得信息。

3.QQ群（校友会总群296484603）作为互动平台，下设各分群，分群有其负责人，总群主要负责促进分群的交流、管理和监督分群的内容；同时也可以通过群内的交流获得对校友会发展有益的信息。

4.会员微信群作为校友会会员互动交流的微信群体，可以推送各种通知和反馈各种意见和建议。

（三）活动策划部

北京航空航天大学MBA校友会部门职责说明书

活动策划部

基本信息

部门名称

活动策划部

隶属

秘书处

部门任务

负责校友会校友活动的设计策划、组织统筹与监督执行

职责概述

具体职责与工作内容

制定校友会年度活动计划

l根据秘书处要求与实际情况制定年度活动计划及策划方案

l负责相关活动文案的策划、创意、撰写

l负责相关活动的组织统筹（根据每次活动内容建立临时会务组，秘书处负责人员与资源调配，活动策划部负责整体统筹）

l负责相关活动的监督执行（每次活动的临时会务组受命于活动策划部，由其安排分工并监督执行）

协助行业协会组织活动

l协助行业协会设计策划与组织活动

l协助行业协会协调校内可用资源

l协助行业协会发送活动邀请函至全体校友（行业协会自行制作活动邀请函）

l协助行业协会执行活动计划

其他临时活动管理

负责其他临时活动的设计策划、组织统筹与监督管理

向理事会和会员大会报告年度活动完成情况

汇报年度活动完成情况报告

（四）会员服务中心

北京航空航天大学MBA校友会部门职责说明书

会员服务中心

部门名称

会员服务中心

隶属

秘书处

部门任务

定位：主要提供针对会员的服务，包括会员招募、会员通讯录、会员卡，以及校友会邮箱管理、

会刊

辅助等工作；

职责概述

具体职责与工作内容

1.会员招募

1.会员招募的策划；

2.会员招募活动的组织、宣讲；

3.会员招募的宣传材料设计、制作。

2.会员服务

1.视会员具体人员情况每满半年或人数达50人时制作会员卡；

2.校友会、秘书处、各协会及学校等活动信息发布；

3.组织策划会员服务项目并实施。

3.会员通信录管理

1.收集、整理、更新会员通讯录并按要求制作；

2.接到活动通知后按要求发送邮件，并收集回执及时反馈需求部门，包括校友邮件的发送与回执收集、反馈；

3.节假日手机问候短信、要事通知短信发送。

4.与学院、校的沟通

1.获取校方活动、培训信息，提供给会员服务负责人选择后向会员发布；

2.为会员活动与满足会员需求向校方寻求资源；

3.校方需求及时传达到校友会秘书处，按要求通知相关部门配合执行。

会刊

协助

负责为

会刊

的出版向校友通过邮箱发送通知、收取回复

（五）校友资源服务中心

北京航空航天大学MBA校友会部门职责说明书

校友资源服务中心

部门名称

校友资源服务中心

隶属

秘书处

部门任务

定位：主要提供针对各年级校友的资源及需求进行征集、汇总、匹配，并开展线上线下活动，达到资源整合落地的目的。

职责概述

具体职责与工作内容

1.信息征集

1.向校友征集资源信息；

2.向校友征集需求信息；

3.与校友保持良好沟通与互动；

4.信息征集要求有周期性。

2.信息汇总、匹配

1.将征集信息（资源、需求）进行分类汇总；

2.将汇总信息进行相关性匹配和分析，形成资源信息匹配分析表；

3.匹配信息要有代表性和可实践性。

3.资源整合活动

1.线上建群，根据信息汇总分析表进行群内合作匹配；

2.线下活动，根据信息汇总分析表进行线下的专项合作交流活动，形式不限；

3.根据实际情况也可以与各行业协会形成供需互动。

4.资源整合落地

1.落地形式不限，但要有相关的信息统计和收集；

2.落地后，可鼓励受惠方向校友会资源整合平台进行适当反补；

3.凡落地项目应进行重点宣传和推广。

5.其他协作

负责向秘书处、各协会、组织提供相关资源信息支持，及统一工作、大型活动的协作。

编辑：

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