马丁·林斯特龙是全球著名的管理顾问，在对全球100强企业的长期观察中，他发现，大部分团队低效、失控、员工归属感低弱的根源是组织、员工和消费者之间的脱节导致的常识缺乏。产品的好坏、团队的效率和员工幸福感的多少，都取决于一个组织内部有多少“常识”。

作者结合许多案例，提出简单易行的“五步计划”，通过改变办公室政治、技术、会议及PPT、规章制度及合规法律等方面，帮助企业跳出盲目的常识陷阱，改变不合理的规定和服务设计，恢复同理心，重塑企业的内部文化及外部竞争力。

这绝对不是纸上谈兵：在“常识工作法”基础上成立的渣打银行的“常识部”，已经成功解决了从客户服务到会计在内的十几个常识问题，常识工作法已在全球流行开来。

《常识工作法》

作者：[丹] 马丁·林斯特龙

出版社：中信出版集团

上市时间：2021年7月26日

为便于安排会议日程，一家大型公司上线了一套在线日历系统。通过这个系统，员工可以很容易地找到同事可预约的时间段。于是，他们开始急切地预约会议时间，结果每个人的日程表都被排得满满当当。为阻止完全陌生的人预约会议时间，员工开始在日历系统中添加虚假会议，以填满自己的日程安排。作为一种变通方式，数千名员工聚到一起，创建了一个保密级的纸质版日历系统，据此预约彼此的真实会议时间。

上线一套昂贵的在线日历系统，结果却导致生产率下降，而员工也不得不通过电话来确定同事的可预约时间。试问在这种情况下，常识何在？

01

何为常识？

常识是指人类基于经验、观察、智力和直觉而形成并不断完善的判断和本能。它是从数百年的人类经验中演化而来的，它源于你、我以及我们的祖辈对行为模式的观察，对健康威胁及恐惧的规避，对人类安全、心智健全和福祉的维护。常识是我们辨别是与非、高效与低效、有用与无用、有价值与无价值、秩序与混乱、洁净与肮脏、干燥与潮湿、安全与危险、成熟与稚气、有益与有害，以及明智与失策的能力的总和。常识是实用的，是合乎情理的，是迭代的，是动态的。它是显而易见的，或者说应该是显而易见的。在常识存在的地方，人们的幸福感、生产率和生活质量往往都会得到提升；在常识缺失的地方，人们则会抓狂。

一般来说，父母和老师负责传授最基本的常识，这是一个自我们孩提时代就开始的、循序渐进的持续的教育过程。比如，要多吃蔬菜，要穿袜子，要勤换内衣，要天天刷牙，下雨时要打伞。之后，我们还通过其他渠道学到更多的常识原则，比如从朋友和兄弟姐妹处，从电视剧、电影和书本上，以及从我们自己的求学和生活经历中，等等。很快，常识和隐含在常识中的种种条款就会不知不觉地融入我们的潜意识。

试想我们一生中会接触多少常识，但为什么它在组织内就如此缺乏呢？

作家哈丽雅持·比彻·斯托给常识下过一个定义：“看清事物的本质，并遵循事物的规律来做事，这就是常识。”公司难道不应以它们自己想被对待的方式来对待消费者和员工吗？它们的行事方式不应遵循常识吗？它们生产的产品和提供的服务不应是公道的、可信赖的、注重实效和实用的吗？你会这么想，不是吗？

02

常识瓦解的六大因素

常识瓦解的背后存在多重因素，其中有六点，通常在所有企业，都有显著体现。

#1

糟糕的客户体验

我将客户体验定义为一种产品或服务交付到客户手中乃至使用过程中的每一个接触点的体验，无论在线交付、实体店交付还是电话交付。优质的客户体验需要每一名员工的努力。世界上最成功的组织和品牌总是站在客户的角度考虑问题并采取行动。

你会惊讶地发现，这样做的公司少之又少。大多数公司只会对华尔街和股东负责，仅此而已。它们忽视了那些真正购买和使用它们的产品及服务的人。在这一涉及优先事项的冲突中，常识消失了。

#2

办公室政治

我们可能都同意一点，即无论何时，只要涉及自我、层级、权力、金钱和人员，组织政治就会随之而来。在我看来，若公司存在如下几种情况，则一定会出现办公室政治问题：一是公司内部划分多个层级；二是公司办公室和员工之间存在地理距离；三是老板常常改变想法和观点；四是公司内部存在各自为营的文化；五是缺乏经常性的内部沟通；六是员工对组织内其他人员所从事工作知之甚少，并专注于守护自己的地盘。在这种混乱的环境中，常识往往会成为最早的牺牲品。

#3

技术

抱怨技术其实是没有道理的，但这并不意味着它就是无可指责的。毋庸置疑，技术已经侵入我们生活的方方面面，而那些尚未侵入的领域，在未来几年或几十年里也是避免不了的。技术带来的价值和便利显而易见，在大多数时候也是深受欢迎的。

我谈不上是技术反对派，但有一点最重要，技术是常识的敌人。它毁灭同理心，使我们的组织降格，把成年人变成孩子，并阻碍创新，最糟糕的是，它会让我们怀疑我们人类储备的常识。

#4

会议和PPT演示

只要公司愿意，会议日程可以从早排到晚，早餐会、茶歇会、午餐会、午后会、黄昏会、晚餐会、睡前会等。大多数会议开始时间晚，结束时间也晚，而且没啥成效。当员工没有尽其所能给老板留下深刻印象，没有尽其所能在同事面前展现出自己的聪明才智、敬业精神和内在驱动力时，他们就会着手准备下一次的会议以及下下次的会议，而在会议上，PPT演示是必不可少的……

“发我一份PPT”，还有比这几个字更让人不寒而栗的吗？现在，你可能和我一样已经知道这句话的意思了：如果有人让你给他发一份PPT，说明他对你的想法不屑一顾，而如果你发了，大概率也不会有人看。PPT演示不仅浪费时间，而且还降低生产率，不过是例行公事而已。

#5

规则、规范和政策

我们从小就被告知：不要下水游泳，不要践踏草坪，不要赌博，小心台阶，所有乘客必须出示有效证件。后来加入劳动大军之后，各种规则、规范和政策就开始增多起来。

大多数公司都制定了各种各样的规则、规范和政策，有些是正式的，有些是非正式的。大多数规则、规范和政策是以独立文件形式存在的。从没有人把它们作为一个整体来审视，就像软件更新或下载时跳出的隐私条款或合规条款一样，没有人会去阅读。我们只是简单地勾选同意，并希望不会因此而浪费生命。

更糟糕的是，这些规则、规范和政策已经成为公司传统的一部分。合规和法律部门出台的这些规则、手册和限制条件，为我们规定好了所有——从着装规范到如何以最佳方式与客户闲聊等，不一而足。

但如果员工被持续告知要遵守公司的各种章程和指令，并忽视他们的“直觉”所告诉他们的事情，那么久而久之，他们就会失去自我，并会放弃自己的本性。结果就是，内部规定赢了，常识丢了。

03

杜绝无效开会的6大方法

缺乏常识的表现之一，就是无效却频繁的会议与PPT展示。

会议以及PPT演示，会占用我们近50%的工作时间。但几乎没有人愿意承认这个数字，因为它是一种提示，表明一个组织在时间管理上是多么糟糕。

一般来说，公司会围绕各种计划召开会议，比如当前计划、远景规划和尚未制订的计划等，同时也会召开计划分析会议，比如先前的计划在哪些方面出了问题，我们怎样才能让远景规划更好地发挥作用，等等。此外，公司还会召开战略会议以及无力执行相关战略的会议。事无巨细，都需要召开会议，即便没有人能在会上提出有价值的意见或做出有价值的结论。

那么如何避免无效会议，下面我们来看几条有助于举办成功的、合乎常识的会议的规则。

#1

不打电话，不上网冲浪，不发电子邮件，不发短信息

我曾在加利福尼亚州山景城的谷歌总部做过一次演讲。台下有大约200名听众，在30分钟的演讲中，我只与4个人有过目光接触，其他所有人都在看笔记本电脑或手机。当然，也有一些员工在做记录，通过手机或笔记本电脑的摄像头与我进行虚拟的目光接触，但结果是一样的：相比于听我演讲，他们还有更重要的事情要做。如果举行的是线下会议，可以考虑买一个篮子或其他容器。与会者可以在自己的手机上贴一个便利贴，然后放进篮子，等会议结束后再取走。

#2

设定议题

无论召集的是线上还是线下会议，你都要问一问自己：我想在这次会议上达成什么目标？然后再为会议做准备。如果这是当天的首次会议，让每一名与会者都列出他们的议程，比如他们想要取得的成果等。在会议结束时，团队负责人可以考虑给与会者发一条短信息，重申一下重要决定和方向，提醒（和推动）每个人都保持专注。

简而言之，就是敲定会议的内容。千万不要说你们要“评审”什么，这样的主题太宽泛了。如果是就某事寻求批准或做出澄清，那就实话实说，越具体越好。

#3

设定时间限制

在大多数时长为一个小时的会议中，有5~7分钟的时间会被小的技术问题占据。这是一个需要解决的问题。职场中的确存在一个不成文的规定，那就是会议必须要开满60分钟；如果不到60分钟，一定是在某个方面出了问题。其实，会议时间不应超过30分钟。

为确保会议不超时，我会携带一个计时器，并告诉与会者，这个计时器代表着在座各位的累积工资。在线下举办面对面会议时，为确保不超时，我也会携带一个计时器，并告诉与会者，这个计时器代表着在座各位的累积工资。我估算了一下，最低时薪可能是120美元，最高时薪大概为1000美元。

那么，这个计时器到底可以做什么呢？除了作为一个运行的时间编年史，它还提醒与会者注意，30分钟的会议必须富有成效。如果他们能够在20分钟的时间里解决议程上的所有问题，那么剩余的10分钟也就没有必要了。当然，作为基本的计时工具，计时器也是非常棒的。你是有效利用了还是浪费了会议时间，一看便知。另外，计时器还会减少会议期间的各种闲谈。通过绘制时间分配图，员工往往会惊讶地发现，“上班的时间不够用”这个常见的说辞原来是因为上网过多、茶歇太多、闲聊太多等。

埃隆·马斯克说：“如果你明显没有在创造价值，就请立即退出会议或挂断电话。这种离开并不是一种粗鲁行为，让别人留下来浪费时间，那才是粗鲁的。”

我是他这条生产率规则的忠实信徒。简而言之，在会议期间，如果与会者认为他们没有可贡献之处，那么可以随时离开会场。

#4

不是每一件事都要开会解决

你现在还记得哪些会议？原因是什么？对大多数人来说，在任何一次会议上，他们能记住的事情最多不超过三件。看看现在的组织有多少可用的沟通工具：电子邮件、电话会议、报告，电子表格和PPT等。不是每一件事都值得开会解决。在某种程度上，正是公司各部门之间的分裂导致会议扮演了它本不该扮演的角色。很多人安排和参加会议，是因为他们担心自己被遗忘或忽略。如此一来，会议也就成了一种证明手段，证明你做的事情很重要。

下次如果有人说：“我们下周开个会吧。”你可以问一句：“等一下，我们开这个会的目的是什么？”如果目标是就某个问题达成一致意见，那么就没有必要安排会议。为什么不当场敲定一个答案呢？如果结论是模棱两可的，而且这个问题还涉及多个职能部门，那么召开一次所有职能部门都参加的会议是必要的。

#5

事先承认线上会议固有的局限性

不用说，自疫情暴发以来，线上会议已经远远超越面对面的线下会议，并成为我们生活的重要组成部分。我们大多数人也觉得应该参加线上会议，因为这可以证明我们是多么“忙碌”。然而，在现实生活中，我们什么时候被要求站在离同事3英尺（约1米）的地方，然后盯着他们的脸看一个小时？

任何参加过Zoom或Microsoft Teams会议的人都知道，线上会议是一种非正常的媒介。时间迟滞、回声、令人分神的背景音效、画面卡顿，以及持续不断的自我评估（比如，“这边画面还好吗？”），而所有这一切，只会让事情变得更复杂。另外，在线上会议中，由于看不到其他人的肢体语言，我们的集体同理心也会受到侵蚀。线上的沉默，往往会引发人的焦虑情绪。有的员工会患上“Zoom疲劳综合征”，因为在一天之中，他们大部分时间都盯着笔记本电脑或平板电脑。这种朝线上会议转变的趋势，实际上会降低员工的生产率。

以我（马丁·林斯特龙）个人经验来看，几乎所有的商务人士都表示他们非常厌恶线上会议。他们认为这是对时间的巨大浪费，原因之一就是在大多数线上会议中，与会者的注意力都很难做到长时间集中。每个人都在为下次会议以及下下次会议做准备，至少他们脑海里是这么想的。

#6

控制PPT的页数

PPT也就是幻灯片演示会让会议变得更加复杂。在过去的10年，PPT可以说是商业领域的常态，尽管在近几年有失宠的趋势。作为一名咨询顾问，我承认，在大多数时候，我也会在会议前给客户或同事发送PPT文件。但在会议开始后，我只会把该PPT作为视觉或听觉背景使用，而每页PPT的内容无非就是几个词或一张深思熟虑的插图，比如通过某种隐喻，提示人们记住我刚才讲的要点。

问题是，人们在开会时已经迷上了这些PPT。对领导者来说，评价一名员工的生产率的最佳方式是什么呢？看他的PPT！通过研读PPT，领导者很快就能判断出某个人生产率的高低。“汤姆做事向来都有准备，而且准备得特别充分，你可以看看他做的PPT，有269页呢，还有173个图表。难怪汤姆在过去一年里能被两次提拔。还有，你看过珍妮特做的PPT吗？整整501页！”

简而言之，在世界各地的工作场所，员工都在竞相制作内容最多、页码最多、图表最多的PPT。但是，严肃地讲，对于这种花费大量时间制作的、向全世界受众演示的PPT，人们真的能从中得到些什么吗？我参加过的最好的会议都有一个共同点，那就是没有PPT演示。

文中创意图片已获海洛图库授权，如需转载使用，请联系其授权。

编辑 | 江雁南

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